en ce moment

Développez votre activité grâce au kit de fiches imprimables «Organiser son entreprise » !

Objectif zero mails

Objectif zero mails

Organisez votre boîte de réception pour ne plus être submergé et gagner en rapidité.

La quantité de mails que nous recevons chaque jour peut vite devenir oppressante! Des dizaines de mails en attente de réponse, des centaines de mails dans la boîte de réception, tout cela peut être une source de stress intense à chaque ouverture de vôtre boîte mail.

Mais avec un peu d’organisation et de discipline, vous pourriez être beaucoup plus serein. « Discipline », ce mot peut faire peur, mais il s’agit plutôt de se créer une routine. Et comme chaque nouvelle habitude, les débuts demandent un peu d’effort, puis cela deviendra naturel et fluide!

Voici donc quelques conseils pour gérer au mieux vos mails.

objectif zero mail-01.png

Le grand ménage

Commencez par faire un grand ménage dans votre boîte mail. Suivez ces étapes:

 

1- Créez des dossiers

Créer un dossier pour chaque type de mail que vous recevez et souhaitez conserver. Je vous montrer ma boîte mail en exemple:

dossiers exemple.png

 

J’ai créé un dossier « 0 - idées pour moi » qui m’a surtout aidé quand j’ai refait mon site le mois dernier. J’y ai récolté des articles et newsletters donnant des astuces pour écrire son à propos, créer une bonne page d’accueil… 

Mon dossier « clients graphisme » comporte un sous-dossier par client pour mes services de graphisme et de webdesign. Le dossier « collaborateur » comprend un sous-dossier par partenaires. Le dossier « Blog » comprend les mails des lecteurs d’Hello Nobo, les notifications de commentaires et les notifications de vente de mon kit de fiches pour s’organiser. Le dossier « micro-entreprise » accueil tous les mails de l’Urssaf et les factures d’achats. Le dossier « Cours achetés » comprends les cours en ligne et coaching que j’ai suivi. Enfin, les ressources comportent les newsletters que je souhaite lire et liens de téléchargement de fichiers utiles.

Vous remarquerez que j’ai choisi un code couleur par dossier. Ainsi, dès qu’un mail appartenant à l’un de ces dossiers arrive dans ma boîte mail, la couleur est appliquée et je distingue facilement les mails de mes clients, les newsletters et les mails concernant le blog. Si vous souhaitez faire de même, dans gmail, survolez le nom du dossier. Une petite flèche apparait alors à droite du nom. Cliquez et aller sur « couleur du libellé » pour appliquer la nuance de votre choix.

 

2- Classez les mails traités

Si vous avez tendance à garder tous vos mails dans la boîte de réception, même après les avoir traités, vous devez avoir quelques centaines voire milliers de mails dans celle-ci. Je vous invite tout d’abord à classer tous les mails que vous avez déjà traités ou ceux ne nécessitant pas de réponse dans les dossiers créés dans l'étape 1. Si vous ne souhaitez pas conserver certains mails, supprimez-les.

 

3- Prenez une décision pour les mails à traiter

Pour les mails restants, en attente d’une réponse ou d’une action de votre part, prenez une décision rapide:

  • répondez tout de suite si cela vous prend moins de 5 minutes
  • ajoutez « répondre à ce mail » dans votre to do list et prévoir un temps dans votre planning pour gérer le mail, puis le classer dans un dossier et y revenir lors du créneau prévu. Si cela vous semble trop compliqué ou que vous avez peur d’oublier de répondre, vous pouvez conserver tous les mails nécessitant une action de votre part dans votre boîte mail. Veillez juste à prévoir un créneau pour y répondre afin d’éviter que vos mails s’accumulent à nouveau.

Gardez votre boîte de réception à zéro

Maintenant que votre boîte de réception est vide, il va falloir la maintenir dans cet état. Voici quelques astuces à mettre en place:

 

1 Prévoir des créneaux de consultation de votre boîte mail

Je m’efforce de ne regarder que 3 fois mes mails dans la journée: en début de journée, avant ou après ma pause déjeuner, et en fin de journée. Je coupe les notifications et j’évite de consulter ma boîte mail le soir sur mon smartphone juste avant de m’endormir, ou au réveil, mais je dois encore me faire un peu violence pour ce dernier point! 

Je vous conseille d’en faire autant: en limitant votre accès à vos mails, vous évitez ainsi d’y aller toutes les 10 minutes et pouvez vous concentrer pleinement sur votre travail en cours. Puis, quand vous consulterez vos mails, vous serez également focalisé sur cette tâche, vous permettant d’aller plus vite et de prendre plus facilement des décisions sur l’action à effectuer pour chaque mail.

 

2 Prendre une décision rapide pour tous vos mails:

Comme lors de la première étape, prenez une décision immédiate pour chaque mail:

  • si cela vous prend moins de 5 minutes, répondez tout de suite puis classez ou supprimez-le
  • si la réponse ou l’action à mettre en place est plus longue, prévoyez un temps pour traiter le mail dans votre planning puis classez le mail. Vous pouvez le classer dans le dossier correspondant, par exemple votre dossier client, ou dans un dossier spécial « à répondre » ou « à faire », mais il ne faudra pas oublier d’y aller! C’est pour ça qu’il est important de le prévoir dans votre planning quand même. Pour retrouver facilement le mail classé auquel je dois répondre, je copie son url dans la tache correspondante dans mon planning.
  • Si le mail ne nécessite pas de réponse (ex: newsletter), archivez-le pour le (re)lire plus tard ou supprimez-le.



3 Lire une seule fois

Ne lisez qu’une fois le mail et prenez votre décision tout de suite, en 10 secondes: répondre, classer, planifier, ou supprimer? En ne prenant pas cette décision, vous seriez obligé de revenir encore et encore à votre mail. Avant de mettre ce système en place, ça m’arrivait de lire 5 fois le même mail sans y répondre, quelle perte de temps!

 

4- Adaptez vos créneaux

A vous de voir comment vous préférez gérer ces 3-4 consultations quotidienne de votre boîte mail:

  • soit vous prévoyez 1/2 heure à 1h à chaque fois, pour avoir le temps de répondre à tous vos mails dans la demi-journée;
  • soit vous ne prévoyez que 5 minutes pour chaque consultation pour tout classer / supprimer / planifier et vous revenez aux mails à traiter plus tard, lors d’un moment prévu sur votre calendrier (donc en dehors de vos créneaux de consultation de boîte mail) pour chaque mail spécifique auquel vous devez répondre.


5- Dossier « En attente »

Vous pouvez aussi avoir un dossier « en attente » pour les choses qui ne nécessitent pas de réponse ou d’action de votre part, mais que vous ne voulez pas supprimer ou classer dans leur dossier spécifique car vous en avez encore besoin, par ex: suivi de livraison d’un colis pas encore reçu, code promo, identifiants d’un cours en ligne que vous venez d’acheter… Attention cependant à ce que cette boîte ne devienne pas votre nouveau fourre-tout. Evitez de dépasser une vingtaine de mails pour que cela reste gérable.

 

6- Se désinscrire des newsletters

N’hésitez pas à vous désinscrire de certaines newsletters si à force d’en recevoir trop vous n’avez pas le temps de les lire, ou si avoir 10 newsletters par jour vous stresse plus que ça ne vous fait du bien. Les newsletters devraient vous apporter du positif: un conseil, un enseignement, un partage… Ne conservez que celles que vous lisez ou glissez-les dès que vous les recevez dans un dossier « newsletter » que vous consulterez quand vous en aurez le temps.


Gagner du temps

 

1- Mettez en place une réponse automatique

Si comme moi, vous recevez beaucoup de mail et avez un peu de mal à y répondre rapidement, ou simplement si vous souhaitez prévenir vos interlocuteurs que vous ne consultez votre boîte mail que trois fois par jours, donc qu’ils n’ont pas à s’inquiéter s’ils ne reçoivent pas une réponse dans la minute, je vous invite à créer une réponse automatique. 

Cela permet à votre interlocuteur de savoir que vous avez bien reçu son mail et d’estimer quand il peut s’attendre à recevoir votre réponse. Vous pouvez indiquer vos horaires d’ouvertures, le délai que vous prenez habituellement pour répondre, ainsi que mettre des liens vers des pages utiles de votre site qui répondent déjà aux questions les plus fréquemment reçues par mail.

 

2- Utilisez les réponses standardisées

Sur gmail, vous pouvez créer des mails types à insérer directement dans vos réponses. Ainsi, s’il y a des sujets qui reviennent constamment dans les mails que vous recevez, vous pouvez gagner du temps en ayant une partie de votre réponse déjà rédigée et prête à insérer dans votre mail. 

Pour cela, suivez les étapes suivantes:

  • cliquez sur l’icône de rouage en haut à droite de votre boîte de réception, sous votre image de profil. Cliquez sur paramètres, puis allez dans « labos ». Faites défiler les applications jusqu’à « réponses standardisées » et cliquez sur « activer », puis n’oubliez pas de cliquer sur « enregistrer les modifications » tout en bas.
réponse standardisée.png

 

  • cliquez sur « Nouveau Message ». Puis, écrivez votre mail type. Cliquez ensuite sur la flèche en bas à droite de la fenêtre de message et choisissez « réponses standardisées » dans la liste déroulante, puis cliquer sur « nouvelle réponse standardisée » pour enregistrer ce mail type.
réponse standardisée insérer.png

 

  • ouvrez un autre nouveau message, cliquez sur la flèche en bas à droite, choisissez « réponses standardisées », puis choisissez sous le titre « insérer » la réponse type que vous venez de créer. Et voilà! Vous pouvez réutiliser cette réponse type aussi souvent que nécessaire, et ainsi gagner de précieuses minutes pour répondre aux mails.

 

3- Planifiez vos envois

Evitez de répondre à vos clients en dehors de vos heures de travail, sinon ils s’attendront à ce que vous soyez dispo H24, les soirs, les week-ends, pendant vos vacances… Si un jour vous ne répondez pas, cela peut créer des tensions et des problèmes de communication, car votre client ne comprendra pas pourquoi vous ne lui avez pas répondu, ce qui est dommage pour vous deux.

De plus, si vous voulez garder un bon équilibre vie professionnelle - vie personnelle, pour ne pas glisser vers un burn-out, c’est important que vous essayiez au maximum de ne pas regarder ni traiter vos mails en dehors de vos heures de travail. 

Cependant, si  vous souhaitez traiter vos mails tard en soirée ou le week-end, je vous conseille d’utiliser l’application gratuite boomerang pour gmail, pour programmer l’envoi du mail plus tard, pendant vos heures de travail, afin que votre client ne sache pas que vous consultez vos mails en dehors des heures de bureau!


J'espère que cet article vous a été utile et qu'il vous permettra de mieux vous organiser, d'y voir plus clair dans vos mails et de perdre moins de temps dans votre boîte de réception!


20 raisons de creer votre site sur Squarespace - Partie 1

20 raisons de creer votre site sur Squarespace - Partie 1

Accompagnement et bienveillance

Accompagnement et bienveillance